Comprobación de viáticos en una empresa: cómo hacerla paso a paso
Vuelves de un viaje de trabajo con la cartera llena de tickets y, al cierre de mes, Finanzas te pide facturas que ya no se pueden sacar. La comprobación de viáticos sirve para evitar eso. Comprobar viáticos es entregar a la empresa la relación de gastos del viaje con el CFDI de cada gasto, o el comprobante extranjero, dentro del plazo de su política.
Si un viático no se comprueba, la empresa no lo puede deducir y puede convertirse en ingreso gravado de quien viajó, según la Ley del ISR.
Lo esencial en 5 datos
La comprobación de viáticos es entregar a la empresa la relación de gastos del viaje con el XML de la factura de cada gasto, a nombre de la empresa y dentro del plazo de su política. Sin esa factura, el gasto no se deduce.
Para comprobar un viático vale el XML de la factura; el PDF y el ticket no bastan ante el SAT.
La ley no fija un plazo para comprobar viáticos: lo pone la política de cada empresa, y cada comercio decide hasta cuándo factura un ticket.
Los viáticos se deducen solo si el gasto se hace a más de 50 km del lugar de trabajo, según el artículo 28 de la Ley del ISR.
En viajes de trabajo dentro de México, la comida se deduce hasta $750 diarios por persona, sin contar el IVA, y la renta de auto hasta $850; el hospedaje no tiene tope diario.
Un viático sin comprobar no se puede deducir y puede volverse ingreso gravado de la persona que viajó.
Cómo comprobar viáticos paso a paso
Los viáticos se comprueban en dos partes: quien viaja entrega la relación del viaje con la factura de cada gasto, y Finanzas la revisa y la cuadra contra el anticipo.
Lo que hace quien viaja
Pide el anticipo antes de salir, con motivo, destino, fechas y monto.
Pide en cada gasto la factura a nombre de la empresa.
Si el comercio no factura en el momento, guarda el ticket completo para pedirla después.
Arma la relación de gastos: fecha, concepto, comercio, importe y folio fiscal de cada factura.
Entrégala con el XML y el PDF de cada factura.
Lo que hace Finanzas
Valida cada factura en el verificador de CFDI del SAT y la revisa contra la política y los topes.
Cuadra contra el anticipo: lo que sobró se devuelve y lo que faltó se reembolsa.
Registra el viaje y guarda el expediente cinco años.
Para pedir la factura, quien viaja necesita cuatro datos de la empresa: RFC, razón social, código postal y régimen fiscal. Están en la Constancia de Situación Fiscal de la empresa. Como uso del CFDI, lo común es pedir G03 «Gastos en general».
Qué documentos sirven para comprobar y justificar viáticos
Lo que comprueba un viático es la factura a nombre de la empresa, y de esa factura lo que vale es el XML. La solicitud del viaje y la relación de gastos justifican que el gasto fue de trabajo, pero no reemplazan a la factura.
Documento | Para qué sirve | ¿Comprueba el gasto? |
|---|---|---|
XML de la factura | Es la factura con validez fiscal | Sí |
PDF de la factura | Leer la factura | No |
Ticket | Pedir la factura después | No |
Solicitud del viaje | Probar que fue un viaje de trabajo | No, lo justifica |
Relación de gastos | Juntar todos los gastos del viaje | No, lo justifica |
Estado de cuenta | Probar cómo se pagó | No, lo complementa |
¿Basta el PDF de la factura?
No. Lo que vale ante el SAT es el XML. Pídelo siempre y valida su folio fiscal en el verificador del SAT.
¿Sirve un ticket para comprobar viáticos?
Sirve para pedir la factura, pero no la sustituye. Pide la factura el mismo día y, si no se puede, guarda el ticket hasta conseguirla.
¿Cuánto tiempo hay para comprobar los viáticos?
La ley no le fija a quien viaja un plazo para comprobar. Ese plazo lo pone la política de viáticos de cada empresa.
El plazo que más aprieta es el del comercio. Cada comercio decide hasta cuándo factura un ticket, y lo dice en su portal de facturación. Si tu política da 30 días para comprobar, un gasto del día 28 que se entrega el 20 del mes siguiente puede ya no facturarse.
Por eso Finanzas acaba persiguiendo comprobantes al cierre de mes. Para que no te pase, deja por escrito en tu política de viáticos:
Cuántos días hay para entregar la relación después del viaje.
Que la factura se pida el mismo día del gasto.
Qué pasa con lo que llega fuera de plazo.
Topes diarios que se revisan al comprobar viáticos
Al comprobar, Finanzas revisa que el gasto se haya hecho a más de 50 km del lugar de trabajo, que tenga factura y que no pase los topes diarios del artículo 28, fracción V, de la Ley del ISR. Estos son los de viajes dentro de México:
Concepto | Tope diario |
|---|---|
Comida | $750 por persona, sin IVA |
Renta de auto | $850 |
Hospedaje | Sin tope diario |
La comida se deduce si va con la factura del hotel o del transporte. En el extranjero los topes son otros; confírmalos con tu contador.
También cuenta cómo se pagó. Los gastos de más de $2,000, y la gasolina de cualquier monto, se deducen solo si se pagan con tarjeta, transferencia o cheque, no en efectivo.
Cada empresa deduce distinto según su régimen y su actividad, así que toma la tabla como referencia y confírmala con tu contador. Si quieres el panorama general, revisa qué tipos de gastos puede facturar una empresa.
Ejemplo de comprobación de viáticos de un viaje de dos días
Una vendedora sale dos días y una noche en un auto de la empresa, a una ciudad a más de 50 km de la oficina. Lleva un anticipo de $6,000 en una tarjeta de débito de la empresa y paga todo con ella. Pide factura de cada gasto, salvo del estacionamiento. Los importes son hipotéticos e incluyen IVA. El tope de comida se calcula sin IVA, así que con IVA la comida cabe hasta $870 al día ($750 más 16%).
Gasto | Importe | Cumple los requisitos |
|---|---|---|
Hotel, 1 noche | $1,800 | $1,800 |
Comida, día 1 | $620 | $620 |
Comida, día 2 | $980 | $870 |
Casetas | $480 | $480 |
Gasolina | $1,100 | $1,100 |
Estacionamiento, solo ticket | $150 | $0 |
Total | $5,130 | $4,870 |
Lo que explica cada diferencia:
Comida del día 2: $110 pasan del tope ($870 con IVA).
Estacionamiento: no dio factura, así que no se deduce.
La conciliación queda así:
Anticipo: $6,000.
Total gastado: $5,130.
Saldo que regresa a la empresa: $870.
Cumple los requisitos: $4,870. Los $260 restantes no se deducen ($110 de comida y $150 de estacionamiento).
Los $110 de comida sí se gastaron en el viaje. La política de la empresa decide si los cubre, aunque no se deduzcan.
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un contador. Los topes y criterios descritos se basan en la Ley del ISR vigente y en interpretaciones comunes en la práctica; cada empresa debe confirmar su aplicación con su contador.
¿Qué pasa con los viáticos no comprobados?
La empresa no los puede deducir y, para quien viajó, pueden convertirse en ingreso gravado. Por eso conviene cerrar cada viaje con todas sus facturas antes del cierre de mes.
Cómo facturar los gastos de un viaje de trabajo
Los gastos de un viaje se facturan pidiendo la factura a nombre de la empresa, en caja o en el portal de facturación del comercio, dentro del plazo que ese comercio da. Si quien viaja pagó con su propio dinero, la factura se pide igual a nombre de la empresa.
En carretera, los gastos más comunes ya tienen su guía:
Cómo conseguir las facturas del viaje sin perseguir tickets
Quien viaja se topa con portales que piden datos distintos y casi nunca trae el RFC de la empresa a la mano. Finanzas recibe los tickets todos juntos al cierre, algunos ya fuera de plazo.
Para eso existe Zumma, un software mexicano que consigue las facturas de los gastos de tu equipo a partir de la foto del ticket. Quien viaja le manda la foto a Zumma por WhatsApp, sin instalar nada. Zumma pide la factura a nombre de la empresa, y el PDF y el XML llegan al panel de Finanzas, listos para conciliar el viaje.
Para que Zumma pueda pedir la factura, la foto del ticket tiene que verse así:
Sácale la foto al ticket completo, sin arrugas ni cortes.
Revisa que toda la información se vea y que la foto esté bien enfocada.
Si un dato viene en otro papel (por ejemplo, el folio para facturar), ponlo en la misma foto.
Manda una foto por ticket.
Preguntas frecuentes sobre la comprobación de viáticos
¿Cómo puedo justificar los gastos de viáticos?
Con la solicitud del viaje autorizada y la relación de gastos, que muestran que el viaje fue de trabajo. Cada gasto se comprueba con su factura a nombre de la empresa.
¿Qué dice la Ley del ISR sobre los viáticos?
Que se deducen el hospedaje, la comida, el transporte y la renta de auto de viajes a más de 50 km, con su factura y dentro de los topes diarios.
¿Cómo se facturan los gastos de viáticos?
Pidiendo la factura a nombre de la empresa en cada gasto, en caja o en el portal del comercio, dentro de su plazo.
En resumen
Pide la factura el mismo día del gasto.
El XML es lo que comprueba, no el PDF ni el ticket.
Revisa los topes y la forma de pago antes de reembolsar.
Pon el plazo de comprobación por escrito en tu política.
Si todavía no usas Zumma, agenda un demo y prueba con hasta 5 tickets reales de tu equipo, o abre tu cuenta y manda tu primer ticket gratis.
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un contador. Los topes y criterios descritos se basan en la Ley del ISR vigente y en interpretaciones comunes en la práctica; cada empresa debe confirmar su aplicación con su contador.
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